Επιστολή υπηρεσίας: Ορισμός, χαρακτηριστικά και παραδείγματα

Τα χαρακτηριστικά μιας επίσημης επιστολής είναι πολύ διαφορετικά από άλλα είδη γραμμάτων, καθώς υπάρχουν πολλά στοιχεία που δεν είναι άλλα γράμματα.

Ίσως ορισμένοι από εμάς πιστεύουν ότι τα επίσημα γράμματα ακούγονται περίεργα ή σπάνια συναντάμε. Ωστόσο, στην πραγματικότητα, έχουμε ήδη λάβει επίσημες επιστολές κατά τη διάρκεια του σχολείου. Η επίσημη επιστολή έχει τη μορφή πρόσκλησης για τους γονείς να παρακολουθήσουν σχολικές εκδηλώσεις, όπως λήψη κάρτας αναφοράς και άλλων εκδηλώσεων.

Βασικά, μια επίσημη επιστολή είναι μια γενική επιστολή όπως κάθε άλλη επιστολή. Απλώς, σε ένα επίσημο γράμμα υπάρχει ένα ιδιαίτερο χαρακτηριστικό και μορφή. Για περισσότερες λεπτομέρειες, ας δούμε περισσότερα σχετικά με τις επίσημες επιστολές.

Ορισμός της επιστολής υπηρεσίας

Η επίσημη επιστολή είναι επίσημη επιστολή που πραγματοποιείται από οργανισμό και προορίζεται για επίσημους σκοπούς.

Οι επίσημες επιστολές περιέχουν συνήθως τα συμφέροντα ενός ιδρύματος που είναι επίσημου και γενικού χαρακτήρα. Συνήθως, οι επίσημες επιστολές απευθύνονται σε άτομα ή οργανισμούς για την κάλυψη επίσημων αναγκών ιδιωτικών οργανισμών ή ιδρυμάτων.

Επειδή οι επίσημες επιστολές αποστέλλονται από ένα ίδρυμα σε άλλο ή σε κάποιον με σημαντική θέση. Οι επίσημες επιστολές πρέπει να χρησιμοποιούν την τυπική και την επίσημη γλώσσα.

Λειτουργίες επιστολής υπηρεσίας

Γενικά, οι επίσημες επιστολές χρησιμοποιούνται για επίσημους σκοπούς μιας υπηρεσίας. Αλλά λειτουργικά, τα επίσημα γράμματα έχουν τις ακόλουθες λειτουργίες:

Χρησιμεύει ως αναφορά για την εργασία, όπως επιστολές εντολών, επιστολές χορήγησης άδειας και επιστολές λήψης αποφάσεων.
Χρησιμοποιείται ως υπόμνημα ή υπενθύμιση.
Ως απόδειξη της ανάπτυξης ενός οργανισμού ή ιδρύματος.
Ως απόδειξη, ειδικά μια επιστολή συμφωνίας.

Χαρακτηριστικά μιας επίσημης επιστολής

Όπως είδαμε, τα χαρακτηριστικά μιας επίσημης επιστολής είναι πολύ διαφορετικά από άλλα είδη γραμμάτων. Στην επίσημη επιστολή, υπάρχουν διάφορα πράγματα όπως τα εξής:

Υπάρχει ένα επιστολόχαρτο και το όνομα του οργανισμού ή του ιδρύματος.
Υπάρχει αριθμός επιστολής και συνημμένο.
Υπάρχουν χαιρετισμοί ανοίγματος και χαιρετισμοί κλεισίματος.
Χρησιμοποιήστε την επίσημη γλώσσα.
Υπάρχει μια σφραγίδα αντιπροσωπείας ή ιδρύματος στην επιστολή.

Διαβάστε επίσης: Παπούα παραδοσιακά ονόματα σπιτιών: Πλήρεις εικόνες και εξηγήσεις

Δομή επιστολής υπηρεσίας

Πριν προχωρήσουμε στο δείγμα επιστολής υπηρεσίας, πρέπει να καταλάβουμε ποια είναι τα μέρη μιας επίσημης επιστολής υπηρεσίας.

Βασικά, μια επίσημη επιστολή αποτελείται από πολλά μέρη, τα μέρη είναι:

Γυμνασιάρχης

Αυτή η ενότητα είναι εκείνη στην κορυφή του γράμματος. Συνήθως η κεφαλή επιστολών δείχνει την ταυτότητα του δημιουργού επιστολών.

Το παράδειγμα είναι:

SMA Bakti Mulya Τζακάρτα

Jl. Τζεντ. Sutoyo Όχι. 8 Τζακάρτα

Οχι. Τηλ. (021) 60507256

Τόπος και ημερομηνία της επιστολής

Ως επιστολή που χαρακτηρίζεται επίσημη, η επίσημη επιστολή πρέπει να έχει έγκυρη ημερομηνία κατασκευής. Αυτό γίνεται έτσι ώστε η επίσημη επιστολή να μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως αποδεικτικό στοιχείο ή ανακεφαλαιοποίηση. Συνήθως, η ημερομηνία της επιστολής σε μια επίσημη επιστολή είναι δεξιά από την επάνω δεξιά γωνία της έναρξης της επιστολής.

Παράδειγμα:

Kudus, 20 Απριλίου 2019

Αριθμός, συνημμένο και θεματική επιστολή

Σε μια επίσημη επιστολή, ο αριθμός, το συνημμένο και το αντικείμενο της επιστολής θα αναφερθούν σίγουρα. Αυτή η ενότητα βρίσκεται συνήθως ακριβώς κάτω από το επιστολόχαρτο. Το παράδειγμα είναι:

Αριθ.: 159 / SMA Bakti Mulya Jakarta / 2019

Συνημμένα: -

Θέμα: Πρόσκληση

Διεύθυνση ή επιστολή σκοπού

Φυσικά, μια επιστολή που αποστέλλεται σε άτομο ή πρακτορείο πρέπει να έχει σαφή διεύθυνση προορισμού. Αυτό γίνεται ώστε το γράμμα να μην πέσει σε λάθος παραλήπτη. Παραδείγματα διευθύνσεων αλληλογραφίας είναι:

Αγαπητός. Γονείς / κηδεμόνες μαθητών

Κατηγορία XI, XII, XII SMA Bakti Mulya

Τζακάρτα

Χαιρετίσματα

Κάθε τύπος επιστολής πρέπει να έχει ένα εισαγωγικό χαιρετισμό, καθώς και μια επίσημη επιστολή. Οι χαιρετισμοί στην επίσημη επιστολή μπορούν να έχουν τη μορφή:

Ειρήνη σε σας, και ο Αλλάχ έλεος και ευλογίες.

Με σεβασμό,

Περιεχόμενο της επιστολής

Κάθε επίσημη επιστολή έχει συγκεκριμένο περιεχόμενο και σκοπούς. Το μέρος που το εξηγεί περιλαμβάνεται στο σώμα της επιστολής. Παραδείγματα μερών του σώματος είναι:

Διαβάστε επίσης: Τι σημαίνει το Best You Best; Σύντομη και σαφής εξήγηση

Προκειμένου να γιορτάσουμε την εθνική ημέρα εκπαίδευσης για τους μαθητές της SMA Bakti Mulya Jakarta, εμείς ως πάρτυ από τη σχολική εκπαίδευση θα διοργανώσουμε διαγωνισμό κουίζ δια-σχολείου.

Η εκδήλωση θα πραγματοποιηθεί στις:

Ημέρα / Ημερομηνία: Πέμπτη 14 Μαΐου 2019

Ώρα: 08.00 s.d. 11.00 WIB

Τόπος: Τζακάρτα

Εκδήλωση: Διαγωνισμός κουίζ

Κλείσιμο

Αφού εκφράσετε τα περιεχόμενα της επιστολής, θα ήταν καλύτερα εάν το γράμμα τελειώσει και με τελικό γράμμα. Συνήθως το τελικό γράμμα αρχίζει με τις λέξεις Έτσι, Αρκετά, Ευχαριστώ κ.λπ.

Το παράδειγμα είναι:

Έτσι μεταφέρουμε αυτήν την επιστολή, σας ευχαριστώ για όλη την προσοχή και τη συνεργασία σας.

Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

Όνομα του αποστολέα

Αν και, στην αρχή της επιστολής, δηλώθηκε η ταυτότητα του πρακτορείου που έστειλε την επιστολή. Η επίσημη επιστολή πρέπει επίσης να περιλαμβάνει το όνομα του αποστολέα της επιστολής. Συνήθως το όνομα του αποστολέα βρίσκεται στο κάτω μέρος της επιστολής. Το παράδειγμα είναι:

Γυμνασιάρχης,

Doni Sudarmaji, MPd